Désormais, l’évaluation des capacités de production (désignée ci-après par le terme « audit ») et l’échantillonnage des produits peuvent être réalisés à distance.

En mai 2020, le groupe de travail du Service fédéral d’accréditation, du Ministère de l'Industrie et du Commerce et du Ministère du Développement économique de la Fédération de Russie ont publié une nouvelle version étendue des recommandations sur la procédure de mise en conformité des marchandises produites en série et ont mis en place les procédures dématérialisées d’audit et d’échantillonnage des produits qui peuvent être réalisées à distance au format de la visio-conférence.

Nous rappelons que l’audit, un des éléments clés des travaux de mise en conformité, s’effectue par un Organisme de Certification et vise à déterminer, si le fabricant remplit des conditions nécessaires pour maintenir un flux constant de production de bonne qualité conformément aux exigences des règlements techniques de l’Union Douanière et Eurasiatique.

La procédure d’audit basée sur le document GOST R 54293-2010 « L’évaluation des capacités de production lors de la mise en conformité » et sur la Décision du Conseil de la Commission Economique Eurasienne N°44 « Les schémas types de mise en conformité » est réalisée sur le site de fabrication dans le but de certifier des marchandises produites en série.

Nous rappelons que la procédure d’audit est essentiellement applicable dans le schéma de certification de conformité EAC pour les équipements fabriqués en série, et en particulier, pour les équipements classés ATEX (CU TR 012/2011), l’équipement sous pression (CU TR 032/2011), les produits électriques (CU TR 004/2011 et CU TR 020/2011).

L’audit du site de fabrication concerne les éléments suivants :
- l’ensemble des unités de production (des locaux de fabrication, des zones de travail, des moyens de transport, etc.) ;
- documentation technique (des descriptifs de projet, des dossiers de conception, des documents technologiques) ;
- les compétences du personnel responsable de la qualité des produits ;
- des installations techniques, des matériels et des outillages industriels ;
- des instruments de mesure utilisés pour l’analyse des caractéristiques des produits ;
- le contrôle de qualité initial (des matières premières, des matériaux) ;
- le contrôle de réception et des essais individuels de série (des essais périodiques) ;
- l’étiquetage de produits ;
- les conditions de stockage.

La procédure de l’audit à distance est composée des étapes suivantes :
- Planification de l’audit à distance
- Communication avec votre auditeur et le chef du projet de CCIS-Expertise sur les détails logistiques et techniques
- Constitution par le représentant de l’entreprise du dossier de certification selon la liste des documents définie en préalable
- La réalisation de l’audit sous forme d’enregistrement vidéo
- Réception du rapport de l’audit
- Réception du rapport des testes sur les échantillons (testés sur place ou au laboratoire accrédité en Russie)

Comment réalise-t-on l’audit à distance lors de la mise en conformité des produits ?

L’audit s’effectue au format de la visio-conférence, sans avoir à se déplacer au site de fabrication, en réalisant l’analyse du système de gestion de la qualité et l’identification à distance des personnes physiques, des locaux de production, des installations techniques et de la localisation géographique des zones de travail.

D’une manière générale, le responsable de qualité du site industriel filmé par son collègue anime la visite virtuelle et répond aux question de l’auditeur avec l’aide d’un spécialiste de CCIS-Expertise qui assure entre autre la traduction et la bonne compréhension. Ce vidéo-document doit être réalisé de telle manière afin de garantir la présentation des étapes suivantes :
- Identification du site de fabrication
o Le représentant du fabricant et le site de fabrication doivent être identifiables (lors du tournage de la vidéo, il faut indiquer le nom, le prénom et la fonction d’un représentant, démontrer l’enseigne ou le nom du site de fabrication, enregistrer sa localisation en effectuant, par exemple, une capture d’écran de votre téléphone avec sa position GPS ainsi que préciser la date et le lieu de tournage (l’adresse du site de fabrication) ;
o faire une brève présentation d’un site de fabrication, de types de produits, d’un système de gestion de la qualité mis en place.

- Enumération des principales étapes du processus de fabrication :
o le site de contrôle initial où des composants et des matières premières sont classés et stockés
o des chaînes de montage et de fabrication dans les ateliers du site
o des chaînes de production avec le stockage des produits finis, y compris l’équipement industriel
o les zones de travail du personnel du site, des notices d’assemblage
o le site de contrôle final (le laboratoire où des produits finis sont testés)
o des entrepôts de stockage de produits finis

- Procédure d’étiquetage. Montrer les étiquettes d’identification et les emballages des produits ;
- Traitement des réclamations. Expliquer la procédure type de traitement des réclamations clients pour qualité non conforme de produits.
- Gestion de la Documentation du système de la qualité

À l'issue de l’examen de la documentation et de la vérification des sites de fabrication par l’audit à distance, un expert de l’Organisme de Certification rédige un rapport d’audit où il indique des résultats d’évaluation des capacités de production, des références aux documents décrivant les procédures internes du site de fabrication et tire des conclusions sur la capacité du fabricant de maintenir un flux constant de production de bonne qualité conformément aux exigences des règlements techniques.

Cet enregistrement sera conservé par l’Organisme de Certification dans les archives des dossiers techniques.

Comment fait-on un échantillonnage des produits lors de la procédure de mise en conformité compte tenu des mesures restrictives prises par certains pays dans le contexte de la crise sanitaire ?

Suite à l’examen d’une demande par un Organisme de Certification, on rédige une procédure d’échantillonnage qui indique les types d’essais à mener et la quantité nécessaire d’échantillons, en prenant en considération toutes les particularités des produits à certifier.

Il importe de souligner que chaque échantillon sélectionné doit constituer un produit type pour chacun des modèles déposés en raison de l’identité du design des produits et du fabricant qui a recours aux mêmes règlements techniques.

Une fois l’échantillonnage des produits, l’analyse de la documentation technique, y compris la vidéo de l’audit, ainsi que les essais sont achevées et les protocoles d’essai émis par un laboratoire accrédité sont obtenus, l’Organisme de Certification va délivrer un certificat de conformité.

Toutes les photos et vidéos des étapes d’audit et d’échantillonnage des produits doivent être enregistrées et conservées au format numérique dans le dossier technique auprès de l’Organisme de Certification. Vous pouvez effectuer l’échantillonnage des produits et l’audit à distance jusqu’au 1ier décembre 2020. Ces procédures sont applicables aux produits importés ainsi qu’aux produits manufacturés en Russie sous réserve que la demande ait été soumise par le déclarant.